Arhiviraj.si je sklop storitev, ki vas v celoti razbremeni skrbi za arhiv v vaši organizaciji. V okviru storitev arhiviraj.si zagotavljamo celovite rešitve, ki vključujejo sistemsko analizo in pripravo rešitev, hrambo dokumentov v spletnem arhivu, obdelavo dokumentov, sanacijo in ureditev obstoječih arhivov ter hrambo vseh vrst arhivskih medijev (papir, mikrofilm in offline elektronski mediji).
Sistem arhiviraj.si omogoča enostavno posredovanje dokumentov v spletni arhiv, hiter dostop do dokumentov, pregledovanje in enostavno pošiljanje dokumentov po e-pošti ter varno hrambo vaših dokumentov na strežnikih sistema arhiviraj.si.
Osnovni način uporabe sistema arhiviraj.si je v obliki storitve, ki jo zagotavlja Mikrocop kot ponudnik storitev arhiviraj.si. Uporabnik sklene naročniško razmerje za izbrani paket storitev arhiviraj.si. Za uporabo storitev potrebuje le osebni računalnik priključen v internetno omrežje ter dokumente v elektronski obliki. Celotno vzdrževanje in nemoteno delovanje sistema pa zagotavlja družba Mikrocop d.o.o..
Arhiviraj.si je široko uporabna rešitev za elektronsko arhiviranje vseh vrst dokumentov, ki omogoča tudi integracijo z različnimi poslovnimi informacijskimi sistemi. Rešitev predstavlja varen, zanesljiv in ekonomsko ugoden način arhiviranja vaše dokumentacije, saj omogoča:
- široko uporabnost na različnih področjih poslovanja
- varno hrambo in hiter dostop do vaših dokumentov
- celovito ureditev arhiva, od obdelave do hrambe dokumentov
- učinkovit in ekonomsko ugoden način elektronskega arhiviranja
Komu so namenjene storitve arhiviraj.si?
Storitve arhiviraj.si so namenjene vsem podjetjem in organizacijam, ki v zahtevnem poslovnem okolju poskušajo povečati zadovoljstvo svojih strank oziroma kupcev. Zato se želijo osredotočiti na izvajanje svoje osnovne dejavnosti. Poslovne procese, ki so pomembni za poslovanje podjetja, a terjajo veliko kadrovskih, tehnoloških in finančnih zmogljivosti, pa zaupajo v izvajanje usposobljenim izvajalcem.
Storitve arhiviraj.si so še posebej primerne za vsa podjetja in organizacije, ki iščejo odgovore na vprašanja:
- kako urediti in izprazniti zasičen arhivski prostor?
- kako se izogniti stroškom kopiranja in faksiranja dokumentov?
- kako vzpostaviti elektronski arhiv poslovne dokumentacije?
- kako enostavno in stroškovno učinkovito upravljati elektronski arhiv?
- kako se izogniti dodatnim investicijam v strojno in programsko opremo?
- kako zagotoviti centralen sistem arhiviranja pri poslovanju na več lokacijah?
Z odločitvijo za storitve arhiviraj.si bistveno zmanjšujemo tveganje in stroške, ki so povezani z vzpostavljanjem elektronskega arhiva. Izvedbo elektronskega arhiva bomo za vas izvedli usposobljeni izvajalci z več desetletnimi izkušnjami. Vi pa se boste lahko posvetili izvajanju vaše osnovne dejavnosti.
Storitve arhiviraj.si so namenjene vsem podjetjem in organizacijam, ki želijo enostavno in stroškovno učinkovito upravljati elektronski arhiv svojih dokumentov.
Varno shranjeno, vedno dostopno
S sistemom arhiviraj.si varno in zanesljivo hranite vse vrste poslovnih dokumentov v elektronski obliki. Vaši dokumenti so vam vedno hitro in enostavno dostopni. Bistvene prednosti spletnega elektronskega arhiva pred klasičnimi oblikami arhiviranja so:
- hiter dostop do dokumentov v arhivu
Do dokumentov dostopamo v spletnem sistemu arhiviraj.si. Po opravljeni prijavi v sistem arhiviraj.si lahko takoj pričnemo z iskanjem dokumentov, ki jih potrebujemo. - enostavno iskanje dokumentov v arhivu
Dokumenti v spletnem elektronskem arhivu so urejeni in razvrščeni na podlagi jasnih poslovnih pravil. Dokumente iščemo po pripisanih lastnostih, na podlagi katerih smo jih razvrstili v arhivu. Postopek iskanja ne traja dlje od nekaj sekund in že imamo dostop do zahtevanega dokumenta. - lažja in hitrejša distribucija dokumentov
Dokumente, ki jih hranimo v elektronskem arhivu, lahko enostavno in hitro distribuiramo. Članom delovne skupine ali osebam, ki zahtevajo vpogled v dokumente, enostavno in hitro pošljemo dokument po e-pošti. Tako se izognemo ustvarjanju dodatnih papirnih kopij, pošiljanju po pošti ali po faksu. - manjši arhivski prostor
S pretvorbo papirnih dokumentov v elektronsko obliko bistveno zmanjšujemo prostor, ki je potreben za hrambo papirnih dokumentov. Z uvedbo elektronskega arhiva lahko ta prostor uporabimo za drug namen. Izognemo se tudi dodatnim stroškom dela, ki so povezani z urejanjem in upravljanjem papirnega arhivskega gradiva. - varnost dokumentov v arhivu
Z elektronskim arhivom se izognemo nevarnosti uničenja dokumentov zaradi nepravilnih pogojev hrambe. Hramba papirnega ali mikrofilmskega arhiva v neustreznih pogojih povečuje možnost izgubljanja informacij in uničenja originalov. Spletni elektronski arhiv nas varuje pred izgubo podatkov tudi v primeru večjih nesreč, kot so poplava, požar, potres.
Arhiviraj.si omogoča varno, zanesljivo in enostavno arhiviranje vseh vrst dokumentov.
Celovita ureditev arhiva od obdelave do hrambe dokumentov
V okviru storitev arhiviraj.si lahko prevzamemo v izvajanje celoten proces arhiviranja poslovne dokumentacije. Poleg hrambe dokumentov v spletnem sistemu arhiviraj.si, naročnikom zagotavljamo celovite storitve, ki vključujejo sistemsko analizo in pripravo rešitev, obdelave vseh vrst dokumentov ter ureditev obstoječih arhivov (papirnih ali mikrofilmskih).
Ta način uporabnikom omogoča, da celotno skrb za obdelavo in hrambo dokumentov ter vzdrževanje in posodabljanje elektronskega arhiva prepustijo usposobljeni izvajalcem.
V naših storitvenih centrih zagotavljamo celoten sklop storitev od obdelav dokumentov do zajema podatkov iz dokumentov:
- skeniranje
- konverzija medijev in e-formatov
- cold obdelave
- mikrofilmanje
- varnostni zapis e-dokumentov na mikrofilm
- zajem podatkov iz dokumentov
V naših storitvenih centrih zagotavljamo kakovostne in konkurenčne storitve na področju obdelav dokumentov, saj so naši centri opremljeni z najnovejšo Kodakovo tehnologijo za masovno skeniranje vseh vrst dokumentacije.
Kot ponudnik storitev arhiviraj.si v celoti poskrbimo za obdelavo in vnos dokumentov v sistem arhiviraj.si, varno hrambo dokumentov ter za vzdrževanje in posodabljanje elektronskega arhiva.
Celovito urejen arhiv z nižjimi stroški
Bistvene koristi, ki jih pridobimo z uporabo storitev arhiviraj.si, so v optimizaciji poslovnih procesov in doseganju konkurenčnih prednosti z nižjimi stroški poslovanja in povečanjem učinkovitosti.
S storitvami arhiviraj.si lahko varno, zanesljivo in učinkovito obvladujemo in arhiviramo svojo poslovno dokumentacijo.
Uporaba storitev arhiviraj.si podjetju ali organizaciji prinaša več prednosti:
- hitrejši in cenejši dostop do dokumentov
Spletni elektronski arhiv omogoča enostaven in hiter dostop do dokumentov ter lažje iskanje dokumentov v arhivu. Čas, porabljen za iskanje dokumentov, se bistveno skrajša. Zmanjšajo se tudi stroški dela, ki so povezani z upravljanjem in urejanjem arhiva poslovne dokumentacije. - večja učinkovitost in boljša organizacija dela
Dokumentacija v arhivu je urejena in razvrščena na podlagi jasnih poslovnih pravil. Dostop do posameznih vrst dokumentov je urejen na podlagi posameznikovih uporabniških pravic. Dokumenti so tako istočasno na voljo vsem uporabnikom, ki jih potrebujejo pri svojem delu. Tudi uporabnikom na oddaljenih lokacijah. - večja varnost dokumentov in poslovnih informacij
Škoda, ki lahko nastane v primeru izgube ali uničenja poslovnih dokumentov ali podatkov je lahko neizmerna. Z elektronskim arhivom se zavarujemo pred izgubo dokumentov in pomembnih poslovnih informacij tudi v primeru večjih nesreč. Za varnost pred nepooblaščenim dostopom do pomembnih poslovnih informacij pa poskrbimo z dodeljevanjem pravic dostopa le pooblaščenim uporabnikom. - manjši stroški hrambe dokumentov
Z uvedbo elektronskega arhiva bistveno zmanjšamo stroške arhiviranja poslovne dokumentacije. Prihranki se odražajo predvsem v dodatno pridobljenem času, ki ga zaposleni v podjetju lahko namenijo opravljanju zahtevnejših in kompleksnejših nalog na drugih področjih dela. Bistveno zmanjšamo tudi prostor, ki ga namenjamo hrambi papirnih dokumentov, s čimer zmanjšujemo stroške poslovanja.
