Upravljanje klasičnega arhiva
Osnovni namen ureditve obstoječega papirnega arhiva in predaja dokumentarnega gradiva v hrambo zunanjemu izvajalcu je sprostitev prostorov, ki so založeni s papirjem in arhivskimi mediji.
S sistematično ureditvijo dokumentarnega gradiva zagotovimo preglednost nad obstoječim gradivom in vzpostavimo zanesljiv sistem za upravljanje z arhivskim skladiščem, ki natančno določa postopke ravnanja s posameznimi vrstami dokumentarnega gradiva.
Določen del dokumentarnega gradiva bo kljub vse večji uporabi elektronskega arhiviranja še vedno ostal v papirni obliki, saj tako narekujejo zakonska določila ali pravila poslovanja. Varno hrambo in obstojnost papirnega dokumentarnega gradiva ter arhivskih medijev pa lahko zagotovimo le, če jih hranimo v ustrezno opremljenih prostorih, ki morajo v skladu s pravilnikom dosegati številne normative, kot so zagotavljanje pravilnih mikroklimatskih pogojev, protipotresne varnosti, protipožarnega in protivlomnega varovanja.
Hramba papirnih izvirnikov in arhivskih medijev zahteva stalno skrbništvo. Zagotavljati je potrebno nadzor nad arhiviranimi dokumenti, preglednost arhiviranih dokumentov ter evidentiranje prejetih in izdanih dokumentov.
Hramba dokumentnega gradiva pri zunanjem izvajalcu
V sklopu storitev arhiviraj.si v Mikrocopu nudimo najem arhivskega prostora in storitve upravljanja z arhivi naročnikov. Prostori, v katerih so shranjeni dokumenti, so opremljenimi s sodobnimi sistemi za tehnično varovanje in ustrezajo strogim predpisom o načinu in pogojih hrambe dokumentov.
Načine ravnanja s posameznimi vrstami dokumentov dogovorimo z naročnikom ob prevzemu dokumentacije v hrambo s posebnimi protokoli. V teh so določeni tudi roki hrambe posameznih vrst dokumentov ter načini izločanja in postopki uničevanja dokumentov s pretečenimi roki hrambe.
Sprotno izločanje dokumentacije s pretečenimi predpisanimi roki hrambe je ključna aktivnost pri upravljanju dokumentarnega gradiva, saj tako zagotavljamo, da se stroški arhiviranja zaradi prirasta dokumentacije ne povečujejo.
