Arhiviranje dokumentov

Med najpogostejšimi razlogi za arhiviranje dokumentov je zadostiti potrebam nadzora in revidiranja ter dokazovanja dejstev, na katera kažejo shranjeni dokumenti. Vse pomembnejše pa postaja tudi znanje, ki je shranjeno v različnih poslovnih dokumentih. Večji del znanja, ki ga upravljajo podjetja, je shranjen prav v dokumentih.

Dokumentarno gradivo s tem pridobiva pomembno vlogo v poslovanju podjetja in njegovo učinkovito upravljanje zagotavlja skladnost v poslovanju, boljši pretok informacij, povečanje učinkovitosti in dvig kakovosti poslovanja.

Bistvena naloga arhiva, tako klasičnega kot elektronskega, je torej v ohranjanju vsebine dokumentov, ki mora biti dostopna, razumljiva ter na voljo ciljnim skupinam uporabnikov. Hkrati mora arhiv zagotavljati tudi dolgoročno nespremenljivost in verodostojnost vseh zapisov za celoten čas hrambe.