V spletni arhiv lahko posredujemo zgolj dokumente, ki se nahajajo v elektronski obliki. Dokumentacijo, ki se nahaja v papirni obliki, moramo zato pred uvozom v sistem Arhiviraj.si pretvoriti v elektronsko obliko.

Papirne dokumente pretvorimo v elektronsko obliko s postopki zajema dokumentov (skeniranje in indeksiranje dokumentov). Zajem dokumentov se lahko izvaja na dva načina:

Uporabnik se odloči za lasten zajem dokumentov

Kadar se naročnik odloči za lasten zajem dokumentov, je potrebno v podjetju ali organizaciji zagotoviti ustrezno strojno in programsko opremo, ki omogoča kakovostno izvedbo postopkov pretvorbe papirnih dokumentov v elektronsko obliko.

Mikrocop kot edini pooblaščeni distributer in serviser opreme Kodak poskrbi za dobavo in namestitev zajemnega mesta ali več zajemnih mest na izbranih lokacijah naročnika, s pomočjo katerih se papirni izvirniki pretvorijo v digitalno obliko, ki je primerna za varno dolgoročno elektronsko hrambo v sistemu Arhiviraj.si.

Zajem dokumentov v celoti prevzame zunanji izvajalec

Kot ponudnik celovitih rešitev Arhiviraj.si lahko Mikrocop v celoti poskrbi za prevzem in obdelavo vaših dokumentov, njihov uvoz v spletni arhiv ter za varno dolgoročno elektronsko hrambo vašega dokumentarnega gradiva, vse dokler ne potečejo roki hrambe. S tem se razbremenite tudi skrbi za vzdrževanje in posodabljanje elektronskega arhiva.

Naši storitveni centri so opremljeni z najnovejšo Kodakovo tehnologijo za masovno skeniranje vseh vrst poslovne dokumentacije. Poleg visoke kakovosti obdelav dokumentov, naročnikom zagotavljamo tudi visoko stopnjo varnosti in zaupnosti, saj sistem informacijsko podprte revizijske sledi primopredaje dokumentov od naročnika do naših storitvenih centrov zagotavlja pregled nad dogajanjem z dokumenti, ko se le-ti nahajajo izven uporabnikovih prostorov.